Оптимизация расходов на персонал или на чём можно и нельзя экономить. Топ-5 полезных советов

Любой собственник бизнеса рано или поздно сталкивается с вопросом оптимизации расходов на персонал. В непростые времена экономят все. И многие – неэффективно, сокращая персонал и уменьшая зарплаты. Но есть ряд куда более действенных мер. Предлагаю пять полезных и, самое главное, бесплатных советов.



Давайте разберёмся, на чём в принципе, может сэкономить HR без ущерба для персонала? Работая в сфере HR более 15 лет, я могу дать практические рекомендации по этому вопросу. Все указанные ниже методы я испробовал сам. Так какие траты можно спокойно исключить из корпоративных расходов уже сегодня?

Приём тренера в штат и внедрение в компании внутренней системы обучения
Сейчас многие не обходятся без услуг бизнес-тренеров. Большой штат, сеть департаментов, сложные коммуникативные связи требуют от участников бизнеса понимания процессов, происходящих внутри этой системы. Этому пониманию как раз и может научить бизнес-тренер. До 2014 года значительное число компаний позволяли себе привлекать такого специалиста. Однако сегодня это стало финансово невыгодно.

Одним из решений для HR-служб может стать принятие бизнес-тренера в штат, а не разовое его привлечение. В чём же выгода? Во-первых, компания сэкономит на выплате вознаграждения за работу тренера, так как стоимость услуг привлечённого на один раз тренера практически такая же, как и зарплата такого же специалиста в штате. Зачем тогда переплачивать? Во-вторых, тренер в штате предприятия намного глубже и полнее понимает специфику компании, нежели приглашённый человек. Само по себе обучение сотрудников – отдельная статья расходов, которую вполне можно эффективно оптимизировать. В сложные времена можно и нужно отказываться от привлечения внешних тренеров, оплаты дорогостоящих курсов и прочего, сосредоточившись на внутренних ресурсах компании, а именно – собственном персонале. Практически в каждой организации есть «звёзды» – успешные сотрудники, чей бесценный опыт очень пригодится коллегам. Организация внутренних конференций, тренингов, круглых столов, бизнес-игр и так далее. с приглашением в качестве экспертов и тренеров своих собственных успешных сотрудников поможет решить не только вопрос с обучением. Такого рода корпоративные мероприятия повышают эффективность внутренних коммуникаций, стимулируют обмен опытом, сплачивают коллектив, являются отличным мотиватором для всех сторон: «передающих опыт», достижения которых признаются публично, и «учеников», получающих новые знания и конкретные работающие инструменты, которые обязательно пригодятся.

Сокращение соцпакетов сотрудников и офисных расходов
Продолжая тему безболезненной и эффективной экономии, в результате которой не будет страдать персонал, можно выделить несколько пунктов, на которых можно сэкономить в первую очередь – социальный пакет сотрудников и офисные расходы. Если к этому варианту экономии подойти осторожно и продуманно, то можно получить солидную экономию без значительных рисков потери ценных сотрудников или утраты их мотивации. Проанализируйте социальный пакет, который предлагает сотрудникам компания, уменьшите его монетарный эквивалент процентов на 30, но взамен предложите более гибкий индивидуализированный подход к формированию этого пакета. Например, предложите сотрудникам самим определять, что для них наиболее важно в качестве социальной поддержки от работодателя: хорошая медстраховка, карта в фитнес-клуб, оплата дополнительного обучения, оплата туристической путёвки или иные опции. Для каждого в определённой жизненной ситуации какая-то из этих опций может быть наиболее важной и приоритетной. Сотрудники по достоинству оценят индивидуальный подход и отсутствие принудительного уравнивания. Такими действиями можно значительно повысить лояльность сотрудников, а компания при этом ещё и сэкономит. Что касается экономии на офисных расходах, то здесь, есть интересный приём сбережения средств. Можно, например, объявить конкурс на экономию офисной бумаги и иных канцелярских ресурсов. Если это оформить как соревнование, да ещё и с благородными целями, коллектив обязательно отзовётся и поддержит эту инициативу. Следует также проанализировать цены поставщиков офисных товаров и выбрать, возможно, не нескольких, а одного наиболее подходящего контрагента. Также следует отказаться от широкого ассортимента чая, кофе и сладостей, применяя более скромный и сдержанный подход.

Сокращение расходов на поддержание имиджа компании
Всевозможные сокращения за счёт персонала, когда в кризис «под нож» идут фонды оплаты труда, в компаниях внедряют длительные отпуска без сохранения заработной платы, проводят принудительные увольнения «по собственному желанию», переводят официальную оплату в «конверты», – почему-то такие методы являются самыми популярными в российских компаниях. Хотя, с точки зрения сроков, экономии, сложности администрирования и возможных рисков, это весьма непростые варианты оптимизации. При этом действительно эффективная экономия должна балансировать между тактическими потребностями и стратегическими задачами, находя между ними некую оптимальную составляющую. А управление расходами в периоды экономии должно быть не бюджетным или автоматически-стандартным, когда выделяются статьи и доводятся лимиты, а узконаправленным, «ручным», когда анализируется целесообразность каждого платежа и эффективность всех затрат.

Теперь, что касается конкретных рекомендаций по увеличению эффективности, на которые необходимо обратить внимание прежде всего, то они следующие. Во-первых, можно отказаться от выплат дивидендов участникам/ акционерам в пользу укрепления финансовых позиций. Это позволит создать некий стабилизационный фонд предприятия для выживания компании в сложный период. Во-вторых, можно снизить расходы на развлекательные корпоративные мероприятия. В-третьих, уменьшить расходы на связь – установить или уменьшить лимиты, на интернет, IT-инфраструктуру. Ещё одна статья экономии – сокращение расходов на поддержание VIP-статуса компании. Можно рассмотреть переезд в менее престижный и дорогой офис, уплотнить подразделения в арендуемых помещениях, отказаться от просторных переговорных комнат, пересадить некоторых руководителей из отдельных кабинетов в open space, отказаться от излишних площадей и, возможно, сдать их в аренду или субаренду. Кроме того, рассмотрите возможность снижения расходов на служебный автотранспорт, если он укомплектован дорогими автомобилями бизнес-класса. Это позволит избежать трат на топливо и обслуживание. В любом случае, прежде чем «резать» затраты, нужно понять, каким образом бизнес может получать гораздо больше денег, чем даже в лучшие времена. Всегда есть множество путей, кроме беспощадного сокращения персонала – это и поиск новых стратегических партнёров, и поиск более дешёвых каналов привлечения новых клиентов, и сегментация рынка и базы, и выстраивание линейки продуктов под каждый из типов клиентов, и добавление премиум-сервисов, и, как ни странно, найм высокопрофессиональных менеджеров, имеющих опыт разработки концепции и вывода компании на качественно новый уровень в непростой период. Комплексный подход и креативность – лучшие союзники!



Сокращение трат на привилегии и деловые поездки
Для профессионалов в сфере HR неоспоримым фактом, косвенно свидетельствующем о неэффективности менеджмента, является сокращение расходов за счёт сокращения персонала. Повторюсь, у HR достаточно инструментов, чтобы снизить расходы без явного ущерба для сотрудников. В первую очередь сокращаются привилегии, которые напрямую не влияют на эффективность бизнеса, а просто делают жизнь менеджеров комфортной. Это излишние представительские расходы, личный водитель, пафосные корпоративные мероприятия. Следует перевести складские помещения за черту города, оптимизировать логистику, расходы на топливо и так далее. Более кардинальный вариант – сокращение арендуемых складских и офисных площадей. В этом случае персонал может частично переводиться на удалённую работу. Кроме экономии на арендной плате, сокращаются и расходы на электричество, транспорт, что в перспективе, например, года, поможет сэкономить существенную сумму. Отдельные рекомендации можно дать применительно к управляющим компаниям. В этом контексте будет иметь эффект уменьшение количества поездок по регионам, сокращение расходов на транспорт и командировочные. Большую часть переговоров можно проводить с помощью конференцсвязи. Деловые поездки – одна из важнейших статей расходов компаний, занимающая обычно третье место после затрат на оплату труда и аренду помещений. Следует очень внимательно оценивать целесообразность конкретной поездки конкретного сотрудника, вместо бизнес-класса выбирать экономический класс и отказаться от дорогих гостиничных номеров. Но, как известно, для достижения цели необходим комплексный поход во всём. При сокращении персонала резкое уменьшение ФОТ видно сразу и понятен размер экономии. В случае корректировки социальных пакетов, командировочных расходов и расходов на офис, всё не столь очевидно, но сэкономить можно порой даже больший бюджет, не сокращая при этом сотрудников, а, значит, не снижая производительности и качества труда.

Подбор сотрудников собственными силами
Можно порекомендовать ещё один метод экономии при непосредственном участии HR. Хотя здесь есть свои нюансы. Чтобы уменьшить расходы в компании, HR-менеджеры часто прибегают к тому, что начинают справляться с подбором постоянного и временного персонала своими силами, либо решают использовать более дешёвые услуги. Если HR-департамент компании самостоятельно закрывает большую часть открытых вакансий, то, безусловно, это правильное решение. При этом в случае перехода на более дешёвые услуги не стоит забывать о рисках, взятых компанией при таком подходе. Но, в любом случае, самостоятельный рекрутинг – дело крайне нужное и экономичное.

Итог наших размышлений можно сформулировать следующим образом: прежде чем использовать методы «ножа и топора» при возникновении острой необходимости в оптимизации расходов на персонал, попробуйте сначала внедрить вышеуказанные варианты экономии и вы очень скоро получите мотивированных и лояльных сотрудников, крайне признательных своему прогрессивному и социально ориентированному работодателю!

Павел Должанский, зам. Директора
по правовым вопросам компании «Дэликт»